Personvernerklæring

Personvernerklæring beskriver hvordan Norec - Norsk senter for utvekslingssamarbeid samler inn og bruker personopplysninger.

Denne erklæringen inneholder opplysninger du har krav på å få når Norec samler inn personopplysninger om deg, enten fra deg selv eller andre. Erklæringen gir generell informasjon om hvordan Norec behandler personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og personvernforordningen.

Erklæringen oppdateres ved behov. Norec er den behandlingsansvarlige.

Personvernombud

Du kan kontakte Norecs personvernombud Linn-Helen Evensen angående spørsmål om behandling av personopplysninger. Henvendelser sendes til linn-helen.evensen@norec.no

Dine Rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.

Du kan lese mer om disse rettighetene hos Datatilsynet eller i personopplysningsloven.

For å utøve dine rettigheter, send e-post til norec@norec.no. Du vil få svar på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Ta kontakt med vårt personvernombud dersom du mener Norec ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Du har også rett til å klage til Datatilsynet på behandling som er i strid med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning.

Hvordan vi mottar, samler inn og behandler personopplysninger

Norec bruker verktøyet Microsoft Dynamics for å lagre persondata, sende ut nyhetsbrev og påmelding til arrangementer. Dataen som er lagret i Microsoft Dynamics er bare søkbar for ansatte i Norec. Alle Norec ansatte har taushetsplikt.

Vår nettside norec.no

På norec.no er det mulig å melde seg på nyhetsbrev og arrangementer.
Det er frivilling for besøkende til Norec sine nettsider å oppgi personopplysninger i forbindelse med våre tjenester.

Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert. Samtykke gis når du registrerer opplysninger og du kan trekke tilbake samtykket ved å melde deg av tjenesten.

Nordlo er databehandler og leverandør for utvikling, drift og vedlikehold. Mediebruket vedlikeholder våre nettsteder. Norec har inngått databehandleravtale med begge parter som regulerer hvilken informasjon leverandørene skal ha tilgang til og hvordan den skal behandles. Databehandleravtalen omfatter også underleverandører som leverandørene benytter i sitt tjenestetilbud til Norec.

Påmelding til arrangementer

Åpne arrangementer i Norec annonseres på Norec.no. Når du melder deg på et arrangement i regi av Norec, oppgir du navn, arbeidssted og e-post adresse. For større arrangementer ber vi deg også oppgi mobiltelefonnummer, mens det er frivillig å oppgi opplysninger om allergier og matintoleranser.

Vi ber om disse opplysningene for å administrere påmelding og deltakelse, og av sikkerhetshensyn. I forbindelse med et arrangement vil vi kunne sende deg informasjon i forkant og etterkant av arrangementet.

Informasjonen du oppgir blir lagret via våre databaser så du slipper å oppgi informasjonen på nytt om deltar på flere arrangement. Sletting av denne informasjon kan kreves ved å ta kontakt med Norecs personvernombud.

Når du deltar på et arrangement i regi av Norec, samtykker du om å motta e-poster om kommende arrangementer og nyhetsbrev i Norec. Da overfører vi navn og e-postadresser til en egen liste over personer som ønsker informasjonen om kommende arrangementer og nyhetsbrev i Norec. Du kan når som helst melde deg av denne listen ved å sende e-post til norec@norec.no. Samtykket anses da som tilbakekalt.

Nyhetsbrev

Norec står bak flere eksterne nyhetsbrev som sendes via e-post, hvor forskjellige fagavdelinger er avsendere. I denne sammenheng vil vi kun behandle din e-postadresse.

Ugyldige e-postadresser blir over tid automatisk slettet.

Informasjonen du oppgir for å abonnere på ett eller flere nyhetsbrev, lagres i adskilte lister i en egen database og deles ikke med andre enn databehandler.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i tilknytning til nyhetsbrevene er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

Nettstatistikk

Norec samler inn anonymisert statistikk om besøkende på norec.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedene våre. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre våre tjenester.

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som norec.no. Den lagrer informasjon om hvordan du har brukt nettstedet, og gjør det raskere å laste ned sider ved neste besøk.

Filen er ikke skadelig, den kan ikke inneholde virus eller programmeringskoder. De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke ønsker dette, kan du enten endre innstillinger rett i nettleseren, eller bruke et verktøy som f.eks Ghostery. (Det kan imidlertid føre til at nettstedet vårt oppleves mindre optimalt for deg.)

På norec.no bruker vi følgende cookies:

GOOGLE ANALYTICS
For å gi oss statistikk om hvordan nettstedet brukes, settes en cookie via Google Analytics. Vi har skrudd på funksjonen «anonymizeIP», slik at det ikke er mulig å spore din unike IP-adresse.

Kontakt med Norec

Epost og telefon

Norec benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å utføre våre oppgaver som etat. Dette gjelder kommunikasjon med både interne og eksterne kontakter. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling, arkiveres. Disse opplysningene behandles i som beskrevet under «Saksbehandling og arkiv».

Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, særlige (sensitive) eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Saksbehandling og arkiv

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet avhengig av hva saken gjelder. I kontaktregisteret lagres navn, adresse, telefonnummer og e-postadresser. For norske søkere som ønsker elektronisk signering vil fødselsnummer også bli lagret.

Opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse og annen relevant informasjon som fremgår av søknader om tilskudd og andre henvendelser i forbindelse med slike søknader, samt korrespondanse i forbindelse med oppfølging av bistandsprosjekter, styrearbeid og øvrige saksområder, arkiveres i de respektive saksdokumentene.

Norec bruker Public 360 arkiv- og saksbehandlingssystem med elektronisk arkivering og journalføring av dokumenter. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Det er etablert særlige tiltak og rutiner for informasjon som skal skjermes.

Public 360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren TietoEvry, og følger norsk standard for dokumentasjonsforvaltning (NOARK).

Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Utenriksdepartementet, som er Norecs klageorgan.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), c) og e); nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse, oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. offentlighetsforskriften §§ 6 og 7.

Varsling

Norec har etablert en varslingstjeneste for mottak av varsler om mistanker om misligheter, trakassering og andre kritikkverdige forhold relatert til Norecs virksomhet. Varslingsteamet har en egen e-postadresse, som kun håndteres av Norecs varslingsteam. Kontaktinformasjon til de ulike varslingskanalene er oppgitt på https://www.norec.no/nb/om-norec/varsling/

Varsler til Norec kan i utgangspunktet inneholde alle typer personopplysninger. Varslingssakene registreres på skjermet område i Public 360 der kun ansatte med tilknytning til Norecs varslingsteam og et svært begrenset antall arkiv/IKT-tilsatte har lesetilgang. Personopplysningene arkiveres i tråd med arkivlovgivningen, men slettes fra øvrige lagringssteder når tjenstlig behov ikke lenger er til stede.

Elnnsyn (offentlig journal)

Norec utfører en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Denne journalen inneholder opplysninger om datoer, avsender, mottaker og tittel på saksdokumentet. Den daglige journalen overføres til eInnsyn ukentlig. Personnavn kan ikke søkes fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart og loggført.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c), nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse jf. offentlighetsforskriften §§ 6 og 7.

Spørreundersøkelser

Norec bruker verktøyet Questback og Microsoft Dynamics 365 Customer Voice til spørreundersøkelser. Når vi gjennomfører spørreundersøkelser, vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Vi vil ikke dele opplysningene med andre enn Questback Essentiels eller Microsoft eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Anonyme undersøkelser: Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Norec, Questback Essentials eller Microsoft samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser: Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Norec identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte Questback Essentials og Microsoft til å sende ut undersøkelsen. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), hvor du samtykker til vår behandling av opplysninger om deg.

Jobbsøkere og ansettelse

Dersom du søker jobb hos Norec, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b); behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom din søknad inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Søknader går gjennom jobbsøkerportalen JobbNorge. I den skriftlige bekreftelsen på at søknaden er mottatt får søkere informasjon om Norecs personvernrutiner.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b); behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

Databehandleravtaler

Vi har databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger etter avtale med oss.

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Norecs behandling av personopplysninger:

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Norec praktiserer meroffentlighet, det vil si at Norec så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saker vil bli behandlet i Norec. Som part i en sak, f.eks. som søker på en tilskuddsordning, har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivlov med forskrifter gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Begreper

Den registrerte:Personer Norec behandler personopplysninger om.

Behandling av personopplysninger:All bruk av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

Behandlingsansvarlig:Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Dette er vanligvis en virksomhet.

Databehandler:Den som behandler personopplysninger på oppdrag fra den behandlingsansvarlige. Dette er vanligvis en virksomhet.

Personvernforordningen:Europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF (generell personvernforordning) (GDPR), jf. personopplysningsloven § 1. Personvernforordningen gjelder som norsk lov, jf. personopplysningsloven § 1.

Samtykke:En frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av opplysninger om seg selv.

Kontaktinformasjon – behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig: Norec – Norsk Senter For Utvekslingssamarbeid

Personvernombud er Linn-Helen Evensen

E-post:norec@norec.no
Telefon: +47 57 99 00 00
Postadresse: Fjellvegen 9, 6800 Førde