Gjennomføring av evaluering

Utenriksdepartementet og Klima- og Miljødepartementet kan også bestemme at det skal gjennomføres evalueringer. Det er likevel evalueringsavdelingen som bestemmer hva evalueringen skal besvare og hvordan den skal gjennomføres.

Et evalueringsprogram oppdateres årlig og viser hvilke evalueringer som er planlagt de neste årene.

• Forberedelse: Før evalueringen starter, setter evalueringsavdelingen seg grundig inn i bistanden som skal vurderes, og rådfører seg med relevante eksperter og interessenter. Basert på denne forberedelsen utarbeider avdelingen et evalueringsmandat (Terms of Reference).
• Anbudsprosess: Evalueringsoppdraget lyses vanligvis ut som et internasjonalt anbud på Doffin.no, med kunngjøring også på Tender European Daily og EU-Supply. Som regel tildeles oppdraget til internasjonale eksperter, ofte i samarbeid med norske forskere eller konsulenter.
• Kontrakt og oppstart: Evalueringsavdelingen velger det beste tilbudet, og ekspertene gjennomfører evalueringene etter strenge krav til kvalitet og metode. Tidlig i prosessen leverer ekspertene en detaljert metodebeskrivelse (inception report), som må godkjennes av evalueringsavdelingen.
• Gjennomføring og kontroll: Etter dette trer evalueringsavdelingen tilbake og gir ekspertene frihet til å løse oppgaven på den måten de mener er best. Interessentene holdes vanligvis informert om evalueringen, enten gjennom deltakelse i en referansegruppe eller på andre måter.
• Utkast og vurdering: Evalueringsavdelingen mottar utkast til rapport og vurderer om kvaliteten oppfyller kravene. Som et minimumskrav skal det være full åpenhet om hvordan resultatene er fremkommet, inkludert hvilket evidensgrunnlag som er brukt. Det skal også være en tydelig og etterprøvbar sammenheng mellom datagrunnlag, metoder, funn, konklusjoner og anbefalinger.
• Tilbakemelding fra interessenter: Utkastet til rapport deles med de som har vært involvert i tiltakene som evalueres, samt andre relevante interessenter. De får mulighet til å gi sine kommentarer til utkastet. Evalueringsavdelingen gir også egne tilbakemeldinger og stiller krav om forbedringer der det er svakheter eller uklarheter. Deretter ferdigstilles rapporten. Hvis interessentene er uenige med evalueringen, kan de kreve at deres synspunkter blir gjengitt i sluttrapporten, enten som fotnoter eller vedlegg.
• Sluttrapport og innsending: På bakgrunn av evalueringen utarbeider evalueringsavdelingen et oversendelsesnotat med vurdering av rapporten og anbefalinger om hva som bør følges opp i norsk utviklingspolitikk. Notatet sendes sammen med evalueringsrapporten til departementsråden i Utenriksdepartementet eller Klima- og miljødepartementet (avhengig av hvem som har ansvar for den bistanden som er evaluert).
• Oppfølging og publisering: På grunnlag av notatet, vurderer ansvarlig departement om det er behov for beslutninger og/eller oppfølgingsplaner, inkludert publisering av disse.
• Formidling og rapportering: Evalueringsavdelingens oversendelsesnotat, samt oppfølgingsplaner fra departementene der slike er besluttet, publiseres sammen med evalueringsrapporten på nettsidene.
• Funn fra evalueringen kommuniseres til allmennheten og involverte parter på hensiktsmessig måte, for eksempel gjennom seminar, nyhetsmeldinger og kronikker.
• Evalueringsavdelingen utarbeider en årsrapport som sammenfatter resultatene av årets evalueringer og redegjør for den samlede ressursbruken.

Avdeling for evaluering forsøker å bidra til at evalueringsprosessene er være deltakende og inklusive, for å fremme størst mulig læring. Dette må balanseres mot kravet om uavhengighet.